Что такое KPI (ключевые показатели эффективности)

Здравствуйте, уважаемые читатели проекта Тюлягин! В сегодняшней стать речь пойдет о ключевых показателях эффективности или как их чаще называют KPI. В статье вы узнаете о том, как расшифровывается KPI, кому и зачем нужны ключевые показатели эффективности. Я расскажу про основные виды KPI и приведу примеры из разных сфер деятельности. Помимо плюсов у KPI есть и недостатки, поэтому мы рассмотрим ситуации когда KPI не стоит внедрять в свой бизнес.

Содержание статьи:

• Что такое KPI простыми словами
• Зачем нужна система KPI
• Виды ключевых показателей эффективности (kpi) с примерами
• Как рассчитать ключевые показатели эффективности
• Разработка и Внедрение KPI
• Критика и недостатки системы KPI

Что такое KPI простыми словами

KPI (Key Perfomance Indicators) — это показатели деятельности компании, которые помогают поставленные цели и задачи, а также оптимизировать бизнес-процессы, повышать их производительность и эффективность.

Если разбирать дословный перевод, то КиПиАй в русском языке принято переводить как ключевые показатели эффективности, однако это не совсем корректный перевод, который не отражает полную суть KPI. Если со словами key и indicators проблем с переводом и значением не возникает, то перевод слова perfomance как эффективность не совсем полно, так как помимо эффективности здесь важны производительность и результативность. Наиболее правильным по мнению экспертов будет расшифровка KPI как ключевые показатели результата деятельности. Тем не менее далее в статье я буду использовать более привычную формулировку «ключевые показатели эффективности» чтобы не порождать путаницу, однако прошу понимать истинное значение KPI.

Зачем нужна система KPI

Изначально ключевые показатели эффективности применялись в торговой сфере, однако сегодня система KPI может применяться в абсолютно любой сфере деятельности человека, Наибольшее применение ключевые показатели эффективности находят в бизнесе и экономике, но она также может использоваться для личностного роста и на бытовом уровне.

KPI применяется тогда, когда необходимо измерить численно поставленные цели и задачи. С помощью системы KPI компания может оценить после составления отчетности KPI в какой мере были достигнуты цели и на сколько этим целям соответствуют результаты. Кроме проверки достижения целей, KPI также можно использовать для оценки точности и правильности плановых показателей. На основе отчетности KPI можно вносить корректировки в тактические и стратегические цели бизнеса.

Кроме этого ключевые показатели эффективности являются одной из самых популярных и результативных систем мотивации и стимулирования персонала компании. Так за выполнение текущих КиПиАй сотрудники будут вознаграждены, что является одной из главных мотиваций к деятельности персонала.

Чаще всего ключевые показатели деятельности применяются у менеджеров, директоров, экономистов, маркетологов.

Виды ключевых показателей эффективности (kpi) с примерами

Ключевых показателей эффективности существует великое множество, однако не рекомендуется использовать в системе KPI более 20 показателей.

Классификаций видов KPI также очень много. Так в зависимости от поставленных задач KPI принято разделять на две группы оперативные и стратегические. Оперативные показатели также иногда называют опережающими, а стратегические — запаздывающими.

Первая группа показателей фиксирует текущую деятельность бизнеса и компании. Оперативные показатели помогают корректировать поставленные цели и задачи исходя из меняющихся условий. Они характеризуют эффективность организации производства, поставок ресурсов и продукции.

Вторая группа — стратегические показатели, фиксирует результат деятельности бизнеса в более долгом промежутке времени и позволяет менять планы по целям и задачам на следующем этапе. Стратегические показатели в основном описывают потоки капитала, и рассчитывают их эффективностью (например прибыль на единицу продукции).

Также есть и другая популярная классификация KPI:

• целевые (степень соответствия и индикаторы достижения ключевых целей)
• процессные (экономическая эффективность)
• проектные (результат и эффект проекта, соответствие ожиданиям руководства проекта)

Есть более расширенные классификации KPI, например:

• KPI результата
• KPI издержек (затрат)
• KPI производительности
• KPI эффективности
• KPI функционирования

Классификации достаточно вариативны и чтобы не погружаться сильно в них давайте я приведу более практические примеры ключевых показателей эффективности для популярных сфер деятельности — торговля/продажи, производство, профессиональные услуги.

Торговля, Маркетинг, Продажи:

• Выручка
• Прибыль от продаж
• себестоимость
• процент брака
• стоимость запасов
• величина оборота
• и т.д.

Производство:

• среднедневной расход сырья
• производительность труда
• производственные расходы
• загрузка производственных мощностей
• объем запасов
• объем незавершенного производства
• общая эффективность оборудования (Доступность, производительность, качество)

Профессиональные услуги:

• коэффициент использования
• рентабельность проекта
• коэффициент успешности проекта

Как рассчитать ключевые показатели эффективности

Сразу стоит проговорить, что при расчете KPI используется как общий так и отдельный по каждому показателю метод. Расчет показателя KPI кроме всего прочего можно вести по отделу или каждому отдельному сотруднику.  KPI отдела при этом равняется KPI всех сотрудников отдела, то есть при расчете достаточно их суммировать и соотнести с целевым показателем.

KPI отдельных показателей рассчитывается весьма просто — как отношение целевых показателей к достигнутым по факту. Умножив полученное число на 100% мы получим искомый показатель эффективности.

Общий KPI работника будет рассчитываться как среднее отдельных значений KPI по каждому показателю.

Для лучшего понимания я приведу ниже таблицу с примером расчета KPI для менеджера по продажам отдела телевизоров.

KPI за 1 месяц	Целевой показатель	Фактический результат	Значение KPI
Объем продаж, руб.	1500000	1853675	123.57%
Объем дополнительных услуг, руб	90000	82545	91.71%
Количество продаж, ед.	75	81	108%
Количество проданных дополнительных услуг, ед.	40	31	77.5%
Конверсия продаж, %	60	63	105%
ОБЩИЙ KPI			101.31%

Разработка и внедрение KPI

План разработки и внедрения ключевых показателей эффективности включает в себя следующие шаги:

1. Выбор модели KPI
2. Определение ключевых показателей эффективности и распределение ответственности
3. Составление отчетности KPI

Выбор модели.

Моделей KPI существует достаточно много, самыми популярными из них являются классический подход, основанный на финансовых показателях (например EVA), а также на модели сбалансированных показателей (BSC)

Определение ключевых показателей эффективности и распределение ответственности

Здесь достаточно четкий алгоритм:

1. Выделить основные группы КиПиАй и выбрать ответственных менеджеров за каждую группы
2. Составить максимально подробный перечень KPI
3. Определить критерии, которые будут характеризовать достижения поставленных долгосрочных целей
4. Вывести формулы и алгоритмы расчета каждого ключевого показателя эффективности.

Составление отчетности KPI

Для сбора и анализа KPI можно использовать любой формат управленческих отчетов. Некоторые из показателей KPI стоит контролировать ежедневного, а другие показатели только 1 раз в месяц.

Отчетность может принимать различные виды в зависимости от специфики деятельности бизнеса. И как следствие результаты также можно по товарам, брендам, уровням персонала, каналам продвижения и сбыта и так далее).

Критика и недостатки системы KPI

Несмотря на все положительные стороны системы ключевых показателей эффективности она не является  универсальной. В первую очередь потому что не все качества  результаты деятельности сотрудников можно объективно измерить. Поэтому для некоторых типов бизнеса система KPI не будет подходить. Обобщая можно сказать, что система KPI не совсем подходит для творческих процессов, там где конечный результат деятельности сотрудников — абстрактен.

Также можно отдельно выделить следующие ситуативные недостатки:

• Завышенные ключевые показатели негативно влияют на мотивацию сотрудников
• Большое количество показателей снижает значение бонуса и премии, и как следствие опять снижает мотивацию
• Часть некоторых показателей имеет более существенное значение на результат, в связи с чем сотрудники могут перестать выполнять менее значительные поручения

Еще одним существенным минусом системы KPI является — временные затраты на внедрение и обучение персонала.

---

А на этом сегодня все про ключевые показатели эффективности (KPI)/ Добавляйте статью и сайт в закладки и подписывайтесь на новые! Успехов и до новых встреч на страницах проекта Тюлягин!